Tietosuojakäytäntö

  

1. Rekisterin ylläpitäjä

Ideacatering Oy

Y-tunnus 2566982-7

Pietolankatu 6 as 3

04410 Järvenpää
 

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot  

Sauli Rönkkö, sauli.ronkko@saunalahti.fi, +358415042272
 

3. Rekisterin nimi 

Ideacatering Oy:n asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja käyttötarkoitukset

Asiakasrekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu kuluttaja-asiakkaiden ja  yritysasiakkaiden asiakkuussuhteeseen Ideacatering Oy: hyn. Asiakasrekisterissä olevien  asiakastietojen käsittelyn perusteet ovat: 


- asiakassuhteen hoito ja kehittäminen

- asiakassuhdeviestintä

- asiakkaan tekemien varausten käsittely

- palveluiden myynti ja toteutus

- maksamiseen, laskutukseen sekä maksujen valvontaan ja perintään liittyvä henkilötietojen käsittely

- rekisterinpitäjän liiketoiminnan ja asiakaspalvelun kehittäminen


Asiakkaan mahdollisia erityisruokavaliotietoja käytetään vain ruuan valmistukseen ja tarjoiluun. Rekisterinpitäjä käsittelee asiakastietoja myös rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän väliseen  sopimukseen perustuen. Tällä perusteella käsitellään asiakastietoja, joita asiakkaalta otetaan  esimerkiksi pöytä- tai tilavarausta tehtäessä tai ravintolalaskutusta varten.

 

5. Käsiteltävät henkilötiedot 

Ideacatering Oy käsittelee asiakkaistaan seuraavia henkilötietoja:
 

- asiakkaan etu- ja sukunimi, syntymäaika, puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite

- asiakkaan toimeksiantoja ja varauksia koskevat tiedot

- asiakkaan maksutapatiedot, laskutustiedot, mahdolliset maksuviivetiedot

- tiedot palveluiden käytöstä ja ostoista

- asiakkaan valintoja ja toiveita koskevat tiedot

- mahdolliset asiakaspalaute- ja reklamointitiedot

- mahdolliset erityisruokavaliotiedot
 

Yllä mainittujen lisäksi Ideacatering Oy käsittelee yritysasiakkaidensa kohdalla seuraavia henkilötietoja:


- yritysasiakkaan yhteyshenkilön nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

- mahdolliset erityisruokavaliotiedot
 

6. Mistä henkilötiedot saadaan 

Henkilötiedot saadaan asiakkaalta itseltään asiakassuhteen alkaessa sekä palveluiden käytön ja ostosten teon yhteydessä. Henkilötietoja ei kerätä kolmansien osapuolten järjestelmistä. 

 

7. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät 

Ideacatering Oy:n asiakasrekisteriä ylläpidetään Winpos Oy:n tuottaman kassapalvelujärjestelmän avulla. Kassapalvelujärjestelmä on suojattu salasanalla.
 

8. Henkilötietojen siirto EU:n ulkopuolelle 

Henkilötietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle.  
 

9. Henkilötietojen säilytysaika 

Asiakasrekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään asiakkuussuhteen ajan. Rekisterinpitäjä katsoo asiakkuussuhteen päättyneeksi, jos asiakas ei ole käyttänyt yrityksen palveluita kolmeen (3) vuoteen. Aika lasketaan sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin asiakas on viimeksi käyttänyt yrityksen palveluita. Tiedot poistetaan asiakkuuden päätyttyä neljän (4) kuukauden kuluessa, ellei tietojen säilyttämiseen ole muuta perustetta.  
 

Asiakkuuden päättymisen jälkeen henkilötietoja voidaan kuitenkin säilyttää ja käsitellä, jos se on tarpeen reklamaatioasioiden käsittelyä varten. Asiakasrekisterissä olevien henkilötietojen säilytyksessä noudatetaan myös lain edellyttämiä säilytysaikoja kuten kirjanpitolakia. Kirjanpitolain vaatimia tietoja säilytetään niin pitkään kuin kirjanpitolaki edellyttää.  
 

Yritysasiakkaiden yhteyshenkilötiedot poistetaan vastaavalla tavalla sen jälkeen kun yrityksen asiakkuuden katsotaan päättyneen. Tietoja voidaan kuitenkin säilyttää, jos siihen on olemassa muu peruste.
 

Asiakkuussuhteen aikana käsitellään vain sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia määriteltyjen toimenpiteiden kannalta. Rekisterin tiedot on suojattu salasanalla ja niihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Rekisterinpitäjä suorittaa säännöllisesti määräaikaistarkastuksia tarpeettomien tietojen poistamiseksi.


10. Rekisteröidyn oikeuksista

 Asiakasrekisterissä olevia tietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun nojalla (tietosuoja-asetus artikla 6 artikla 1 kohta e alakohta). Tässä tapauksessa oikeutetun edun muodostaa asiakkuussuhde. Henkilötietoja käsitellään myös rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen perustuen. Tätä käsittelyperustetta on kuvattu tarkemmin tietosuojaselosteen kohdassa 4. 


Kun tietoja käsitellään oikeutetun edun ja sopimuksen nojalla, rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

- rekisteröidyn oikeus pyytää pääsyä omiin tietoihinsa (tarkastusoikeus)

- oikeus tietojen oikaisemiseen

- oikeus tietojen poistamiseen

- oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä

- oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista

- oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen


- rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa perustuen, kun tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella

- rekisteröidyllä ei ole oikeutta vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen
 

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä sekä omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröity voi olla yhteydessä kohdassa 2 mainittuun rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön. Rekisteröidyn oikeuksia koskeva pyyntö tulee tehdä kirjallisesti joko sähköpostilla tai postitse.

 

11. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä ei ole toiminnassaan noudattanut soveltuvaa tietosuojasääntelyä.